Hoe als organisatie een thuis zijn voor je mensen? En waarom dat belangrijk is

Dit is het verhaal van een team dat blokkeert en nu op weg is naar een team dat de touwtjes in handen neemt om een warm teamhuis uit te bouwen.

Een aantal jaar geleden zijn verschillende scholen moeten fusioneren. Die reorganisatie is nog altijd bezig. Er werken een aantal dingen niet. De klassieke onderverdelingen en richtingen zijn verdwenen. Nu spreekt men over clusters. De school bestaat uit 3 clusters en heeft een 12-koppig directieteam waarvan er ondertussen 5 mensen vertrokken zijn. Men wil dat zowel het middenkader (= de ondersteuners) als de leerkrachten zelfsturende teams vormen.

Een ondersteuner kan 4 tot 20 teams aansturen. Een team kan uit 5 tot wel 50 mensen bestaan. De teams zijn niet altijd duidelijk afgebakend. Een ondersteuner kan ondersteuner zijn van een team en leerkracht zijn in een ander team. 

• De ondersteuners zijn zelf zoekende naar welke rol ze te vervullen hebben. Dat is niet duidelijk en staat nergens beschreven. Wat mag ik als ondersteuner wel doen? Wat niet? Wat is mijn rol? Hoe verhoud ik me tot mijn team? Hoe verhoud ik me tot mijn leidinggevende?

• De ondersteuners zijn het doorgeefluik tussen de leidinggevenden en de leerkrachten. Het zijn de ondersteuners die de veranderingen ten gevolge van de reorganisatie moeten doorgeven aan de leerkrachten. Hierbij botsen ze regelmatig op weerstand bij zowel de leerkrachten als leidinggevenden.

• De ondersteuners komen als team weinig samen en hebben nog nooit samen in een cirkel gezeten.

• De ondersteuners worstelen met hun rol als 'coach'. Ze vragen zich af wanneer ze het mandaat hebben om te coachen. Dit thema ligt heel gevoelig bij de leerkrachten.

• Vroeger werden de ondersteuners 'coördinatoren' genoemd. Voor leerkrachten was hun rol duidelijk. De leerkrachten vonden de ondersteuners. De valkuil van de coördinatoren was dat ze geen neen konden zeggen en teveel verantwoordelijkheid opnamen.  Nu worden ze dus 'ondersteuners' genoemd en zitten ze in hetzelfde gebouw als de leerkrachten. En wat blijkt? De leerkrachten vinden hen niet meer. Hun rol is niet meer duidelijk. Zowel voor de ondersteuners zelf als voor de leerkrachten. Met als gevolg dat er een bepaalde perceptie leeft over het ondersteunersteam.

• Van leerkrachtenteams wordt verwacht dat ze zelfsturend zijn. In de praktijk loopt het anders. Leerkrachten komen ad hoc aankloppen als het hen uitkomt. Ze overleggen niet eerst gezamenlijk in het leerkrachtenteam om pas daarna naar de ondersteuner te gaan.

• De communicatie verloopt moeilijk, zowel horizontaal als verticaal. Alle actoren nemen dingen nogal snel persoonlijk op. Met alle gevolgen van dien voor de onderlinge relaties. Het voelt als wij-tegen-zij.

• De ondersteuners zelf hebben het gevoel naast elkaar te werken. Samenwerken verloopt moeilijk. Ze werken elk op zichzelf, ad hoc en ze volgen de waan van de dag. Iemand verwoordde het als volgt: 

"Het is alsof iedereen zijn eigen berg beklimt

in plaats van dat we dezelfde berg beklimmen."

• Tijdens het teamontwikkelingstraject werd duidelijk dat heel wat mensen zich alleen voelden bij het beklimmen van de eigen berg.

• Het was dan ook confronterend voor dit team toen ze zich ervan bewust werden dat ze zelf niet zelfsturend werkten.

En plots, op het einde van de individuele ronde (stap 3) zei iemand:

 “Wie zijn we?

Waar wonen we?”

Teams die geconfronteerd worden met bovenstaande problematieken voelen zich niet meer thuis in hun bedrijf of organisatie. Het team maakt een identiteitscrisis door.

Niet meer weten waar je woont en wie je bent, wijst op vervreemding en een tekort aan verbondenheid. Dat herkende het team heel goed.

Ook al is de transitie al jaren bezig, toch zit het team nog in een rouwproces. Ze rouwen om de drukke gezelligheid en de duidelijkheid die er vroeger was. Dit is het ideale moment om de teambiografie uit te tekenen op een tijdslijn (stap 4). 

• Doelen helder krijgen

• Rollen duidelijk stellen en er zich in kunnen vinden (ondersteuner, (team)coach, coördinator, oplosser, luisteraar, beslisser, iemand die het kader uitzet,…)

• Duidelijke taken uitstippelen

• Zichtbaar zijn in onze school

• Zelfverzekerd en zelfverantwoordelijk zijn en ook de leerkrachten hier in laten groeien

Het was mooi om te zien hoe blij het team hiervan werd. Ze beseften dat ze een team in ontwikkeling zijn en dat de leerkrachten ook een groeiproces doormaken. Dit is weer een prachtig voorbeeld van gelaagdheid!

Zoals een mens nood heeft aan ‘identiteit’, is dat ook het geval voor een team. Alleen zijn teams zich daar niet altijd bewust van. Het is de kracht van het hele proces van de Ontwikkelcirkel © dat de teamidentiteit op een bepaald moment naar boven komt. Het team van ondersteuners is er zich bewust van geworden dat ze samen te zaaien, te groeien en te oogsten hebben. Zowel in hun team als in de leerkrachtenteams. 

Net zoals een mens nood heeft aan een veilige warme thuis waar je erkend wordt, heeft een team nood aan een inbedding in een veilige en warme cultuur van erkenning. Dit is een existentieel aspect dat eigen is aan de mens: ergens thuis zijn. Je bent ergens en je vindt aansluiting met je thuis en met de omgeving waar je woont en werkt. Door ergens te wonen vermindert de existentiële angst om alleen te zijn. Je voelt je thuis. Wanneer mensen zich thuis voelen, ontplooien ze zichzelf, groeien ze en nemen ze hun eigenaarschap op. De waarden van de organisatie (= het huis) zijn gealigneerd met de eigen waarden. Mensen ervaren zingeving in hun job.

Je kan het huis waarin je woont zien als een groter geheel waarin je ingebed bent. De organisatie waarvoor je werkt is ook een groter geheel waar je deel van uitmaakt. Iedereen maakt deel uit van verschillende grotere gehelen.

Voor schoolteams zijn er bijvoorbeeld volgende grotere gehelen: de school zelf, de schoolcultuur, de cursisten of leerlingen, de leerkrachten of docenten, de directie, de ondersteuners, het onderwijs, de maatschappij, de stad waar de school gevestigd is, de bedrijven en organisaties, het milieu, de mens, je familie, je vrienden, alle teams die niet weten waar ze wonen,…

Voor teams in bedrijven of organisaties: het bedrijf, de organisatie zelf, de bedrijfscultuur, de werknemers en -gevers, de directie, de leidinggevenden, de klanten, de stakeholders, de stad waar het bedrijf gevestigd is, het land, het milieu, de maatschappij, alle teams die niet weten waar ze wonen, bedrijven waar enkel de KPI’s belangrijk zijn, …

Teams die niet meer weten waar ze wonen, voelen geen verbinding met de organisatie waar ze werken of met het groter geheel waar ze deel van uitmaken. Ze nemen geen eigenaarschap meer op en ervaren geen zin. Sommige teams gaan in een collectieve depressie of burn-out. Ze ‘overleven’ in plaats van samen te werken.

Wanneer een team zich niet thuis voelt in het groter geheel waar het deel van uitmaakt, dragen ze er geen zorg meer voor. Er is geen wij-gevoel en het is ieder voor zich. Een schrijnend voorbeeld is hoe we ons als mens niet meer verbonden voelen met de natuur. De natuur is niet meer onze thuis. De mens draagt er geen zorg meer voor.

Gelukkig moeten we niet lijdzaam toezien. Als ontwikkelingsgerichte coach en facilitator nodig ik je uit om je leven en werk te koppelen aan de positieve, of beter gezegd, ecologische ontwikkeling van die grotere gehelen. 

Je hebt meer impact dan je denkt!

Wil je je weer thuis voelen in je team? In je school of organisatie?

Ga dan met je team na wat je te doen hebt, wat je missie is. Je bent niet alleen een deel van het groter geheel. Je bent ook dat groter geheel. Dat wil zeggen dat de pijn die je team voelt, ook jouw pijn is. Dat wil ook zeggen dat de pijn die je team voelt de pijn van je school of organisatie is en omgekeerd. Jij en je team zijn dus ervaringsdeskundigen. Vanuit die pijn kan het team bijdragen aan de ecologische ontwikkeling van het groter geheel.

• Hoe wil jij samen met je team de komende jaren werken en je thuis voelen in je organisatie? 

• Hoe meer menselijkheid in je organisatie brengen?

• Wat is de missie van je team?

Je krijgt een sneeuwbaleffect wanneer je je leven en werk koppelt aan de ecologische ontwikkeling van de grotere gehelen waartoe je behoort. Mensen ervaren dit als heel zingevend. Ze zien het als hun missie.

De ondersteuners dromen van een school waar iedereen blij is dat ie er werkt of studeert. Het is hun missie de leerkrachten, de leerkrachtenteams en de school te laten groeien zodat iedereen zich verbonden voelt met de school.

Als zaaiers zaaien ze vertrouwen, eigenaarschap, geluk, nauwere samenwerkingen en het thuis-gevoel.

En elke zaaier beseft dat ie de sleutel tot verandering is!

Als ik zie met welk enthousiasme het team dit traject gegaan is, dan heb er alle vertrouwen in dat dit team zelfsturend genoeg is om ervoor te zorgen dat de gemaakte afspraken nageleefd worden.

Ben je er met je team niet zo zeker van, ga dan na hoe je elkaar kan aansturen om trouw te blijven aan de missie.

Dit traject is een mooi voorbeeld van gelaagdheid. De pijn van het team is ook de pijn van de maatschappij. Om het met de woorden van een deelnemer te zeggen:

Vroeger woonden we in een klein dorp waar iedereen elkaar kende en een overzicht had over het geheel. Ook al waren er verschillende dorpen, we hadden contact met elkaar. De hervorming heeft ervoor gezorgd dat we het gevoel hebben in een groot appartementsgebouw te wonen waar je je buur niet kent. Het is ieder op zich. En het huis is te groot en helemaal niet mooi. We moeten terug naar het dorp waar we in kleine gezellige huisjes wonen die onderling verbonden zijn met ecologische paadjes. Een dorp waar ieder team zijn eigenheid heeft en waar we toch verbonden zijn met elkaar.

Is dit verhaal herkenbaar voor jou? Ook al heb je helemaal niets te maken met dit team van ondersteuners?  Dan weet je wat je te doen staat, wat je missie is.

De mens heeft nood aan een warme thuis waar ie zich veilig en verbonden voelt en waar ie helemaal zichzelf kan zijn. 

Wanneer organisaties die warme thuis aanbieden,

dan bloeit de mens open. 

Het fundament van een goed draaiend team is verbinding, veiligheid en vertrouwen; de drie pijlers voor een warme thuis. Dan pas werken motivatietechnieken, feedback- en functioneringsgesprekken, bonussen, herstructureringen, teamdoelen met al dan niet met extra bonus, ... 

Organisaties waar eigenbelang primeert, werken niet. Organisaties waar het middenkader iets moet doorduwen om goed te staan bij de directie, worden steeds meer uitgehold. Wanneer mensen als citroenen uitgeperst worden, zijn ze op een bepaald moment helemaal leeg. Alle ROI's, KPI's, firmawagens en bonussen ten spijt. 

Gelukkig zien steeds meer organisaties in dat een mens een mens is en geen citroen. Ze gaan voor verbinding, veiligheid en vertrouwen door op zoek te gaan naar gedeelde waarden waar iedereen zich in kan vinden.

• Het is heel waardevol dat anderen zwijgen wanneer ik zelf aan het woord was. Lieve stelde wel vragen zodat ik mijn verhaal helemaal kon uitbouwen zonder dat er opinies of meningen van anderen tussenkwamen.

• Ik luisterde beter omdat ik niets mocht vragen.

• Het is een fantastisch gevoel dat er echt naar je geluisterd wordt.

• Door ieders inbreng te horen, besef ik dat ik niet de enige ben met mijn zorgen.

• Het is heel fijn om elkaar beter te leren kennen.

• Die herkenbaarheid voelen geeft zoveel rust en vertrouwen in elkaar.

• Ik besef dat we in ons dagdagelijks werk heel dikwijls vanuit ‘je’ praten en niet vanuit ‘ik’. Het brengt me dichter bij mezelf wanneer ik vanuit ‘ik’ praat. In begin vond ik het toch wel ongemakkelijk, nu vind ik het vanzelfsprekend.

• Ons teamgevoel is gegroeid. Nu besef ik dat we met dezelfde dingen bezig zijn ook al zitten we in een andere cluster.

• Ik voel me thuis in mijn team.

• Ik heb een heel positief gevoel naar ons team en zie nog veel mogelijkheden.

• Ik ben dankbaar voor de tijd die we als team gekregen en genomen hebben. Wat we geleerd hebben is super waardevol en overal bruikbaar.

• Ik besef dat we onze school kunnen laten groeien.

• Vroeger durfde ik geen vragen te stellen. Nu besef ik dat ik gerust wat dieper mag doorvragen.  

• Verbondenheid, vertrouwen en samenwerking. Wij-gevoel.

• De veiligheid om te durven spreken ook al heb je een andere mening.

• Het besef dat het waardevol is om te luisteren en te zwijgen wanneer de andere aan het woord is.

• Erkenning van wie je bent.

• Herkenbaarheid voelen. Wat rust en vertrouwen geeft.

• Duidelijkheid over identiteit en missie.

• Zin(geving) en goesting. 

De communicatietraining is een fundamentele voorbereiding op dit teamontwikkelingstraject. Het zorgde ervoor dat de teamleden elkaar al wat beter leerden kennen. En dat er al een zeker gevoel van veiligheid was.

Tijdens dit teamontwikkelingstraject heb ik een team gezien dat het proces met beide handen vastgreep en er in meeging ook al wisten ze niet concreet wat hen te wachten stond. Ik kon altijd op hun medewerking rekenen en iedereen nam 100 % deel. Ze stonden open voor mijn feedback en gaven elkaar feedback.

Ik heb een team gezien dat reeds van bij de start eigenaarschap opnam en in de praktijk bracht waar het zelf naartoe wil gaan: zaaien, groeien en oogsten.

Ik ben zo blij en dankbaar dat ik dit team heb mogen begeleiden naar teamgericht coachen in functie van gedeeld leiderschap!

Het doel van dit traject was:

• Met het team van ondersteuners aan de slag gaan
• De ondersteuners op een ontwikkelingsgerichte manier groepsgesprekken leren faciliteren 

Dit teamontwikkelingstraject is vooraf gegaan door een vierdaagse training om effectiever te leren communiceren. Dit is een vereiste basis die nodig is om groepsgesprekken te kunnen faciliteren. Tijdens het teamontwikkelingstraject heb ik het team de methode van de Ontwikkelcirkel © aangeleerd. Ze hebben het proces zelf doorgemaakt en daarnaast hebben ze geleerd hoe een groepsgesprek te faciliteren.

De Ontwikkelcirkelmethode is een instrument om:

• teamontwikkeling te structureren
• teams zelfsturend te maken
• eigenaarschap te verhogen
• groepsgesprekken stapsgewijs te faciliteren
• een co-creatief proces op gang te brengen - Het is geen brainstorm! Wel een naar boven laten komen van de collectieve intelligentie van het team
• samen te verbinden vanuit ieders eigenheid

Wil je hier meer over weten, download dan de gratis brochures met meer uitleg